Ob hineingezogen, fotografiert oder aus dem Postfach: Jedes Dokument geht denselben Weg, vom ersten Lesen bis zum richtigen Ordner.
Rückgängig
Beispiel mit 150 Dokumenten, im Zeitraffer.
Fünf Schritte, jedes Mal. Athena erzählt, was sie tut, während sie es tut. So läuft jeder Auftrag, ob sieben Belege oder hundertfünfzig.
Ich erkenne.
Athena nimmt jede Datei auf: PDF, Foto, E-Rechnung oder Mail-Anhang. Doppelte erkennt sie am Inhalt, nicht am Namen.
Ich analysiere.
Aus jedem Dokument liest sie Absender, Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Belegart. Ist sie unsicher, liest sie ein zweites Mal genauer.
Ich erstelle eine Ordnerstruktur.
Jahre, Belegarten, Bank, Kasse, Verträge: nach deiner Ordnung oder nach der deiner Kanzlei.
Ich benenne um und lege ab.
Jedes Dokument heißt danach Datum_Belegart_Gegenpartei_Betrag und liegt in seinem Ordner.
Ich gleiche mit der Bank ab.
Mit deinen Kontoauszügen sieht sie, welche Rechnung bezahlt ist und welche noch offen.
Fertig.
Nichts gelöscht, die Originale bleiben.
Ein Name, der alles sagt. Jeder Beleg bekommt denselben Aufbau: Datum, Belegart, Gegenpartei, Betrag. So findest du ihn auch ohne EinOrdner, im Finder oder bei deiner Kanzlei.
Scan_0417.pdf
2026-07-10_
- Datum10.07.2026
- BelegartEingangsrechnung · ER
- GegenparteiHanse-Reinigung
- Betrag389,00 €
IMG_2231.heic
2026-07-03_
Die Ordner baut sie selbst. Für jede Firma ein Jahresordner mit Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Bank, Kasse und Sonstige, daneben Verträge und Steuern. Jeder Ordner zählt mit.
Du kannst auch chronologisch ordnen, nach eigenen Ordnern oder genau so, wie deine Kanzlei es möchte.
- Fratelli Alster GmbH150
- 2026140
- Rechnungseingang66
- Rechnungsausgang25
- Bank18
- Kasse23
- Sonstige8
- Verträge5
- Steuern5
Im Zweifel fragt sie. Ist ein Beleg nicht eindeutig, legt Athena ihn ins Klärfach. Sie nennt den Grund, zeigt, was sie erkannt hat, und fragt in einem Satz. Du antwortest getippt oder gesprochen, ohne Auswahllisten.
Wie sie aus Antworten lerntZu welcher Firma gehört diese Rechnung?
Auf der Rechnung steht nur eine Adresse, und dort sitzen Fratelli Alster und Schnoor Beteiligungen.
- AbsenderTelekom
- Datum14.07.2026
- Betrag270,00 €
- BelegartEingangsrechnung
Fratelli.
Abgelegt in Fratelli Alster GmbH › 2026 › Rechnungseingang2026-07-14_
Auch das Unordentliche. Doppelte, Sammel-Scans, E-Rechnungen, geschützte Dateien: Athena weiß, was zu tun ist, und überschreibt nie etwas.
Doppelt
Dieselbe Rechnung als PDF und als Foto? Die zweite kommt nach _Duplikate. Überschrieben wird nichts.
Mehrere in einer Datei
Drei Belege in einem Scan: Athena fragt, ob sie trennen soll. Das Original bleibt.
E-Rechnung
ZUGFeRD und XRechnung liest sie direkt aus den Daten. Das XML bleibt das Original.
Geschützt
Hat eine Datei ein Passwort, fragt Athena danach, statt sie liegen zu lassen.